2017年11月30日 更新

基本すぎて今さら人には聞けない!?エクセルの改行や縦書きの仕方とは

エクセルが苦手という人がよくいます。それは、エクセルには多様な機能が存在するからではないでしょうか。知らない機能を突然使わなければならなくなったときに難しいと感じるわけです。まず、エクセルを利用していく上で知っておくと便利な機能、改行や縦書きの仕方について解説をしていきます。

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1.ただEnterを押すだけじゃだめ!エクセルで改行する方法は?

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エクセルは基本的にひとつのセルごとに短い数字や単語を入力して用います。したがって、初心者の場合、エクセルで長い文章を書いたりすることは想定していないはずです。しかし、さまざまな場面で使っていると、エクセルで長文を書かなければならないケースもでてきます。そこで問題になるのが、エクセルで文字を入力していると文章はセルの幅をオーバーしてどこまでもまっすぐに伸びていってしまう点です。そして、右隣のセルに新たに文字や数字を入力するとセルからはみ出た文章は画面上に表示されなくなってしまいます。
セルから溢れた文章を縮小表示をすることも可能です。設定はセルにカーソルを当てて右クリックを行い、「セルの書式設定」を選んだ後に配置タブの「縮小して全体を表示する」に設定をします。その結果、文章はセルのスペースにきっちりと縮小表示されます。ただし、長い文章をその設定にすると、文字が小さくなりすぎて読み取れなくなってしまい、非常に不便です。
この問題を解消するにはセルを縦に広げ、文章を適時改行させる必要があります。ところが、ワードの場合はEnterを押せばそれで改行ができましたが、エクセルではEnterを押してもカーソルが下のセルに移動するだけです。この時点で困ってしまっている人も多いでしょう。実はエクセルでの改行はワードとはコマンドが異なり、「Alt+Enter」と押さなければならないのです。最初はとまどうかもしれませんが、これを覚えると非常に便利です。ちなみに、縦書きの文章は通常、右から左へと改行されていくものですが、まれに左から右へと書かなければならない書類なども存在します。その場合は、「ツール」→「オプション」→「編集」とクリックしていき、「入力後にセルを移動する」のところで「右」を選択すればOKです。また、いちいち手動でコマンドを入力するのが手間だと感じる場合は、ホームタブにある「折り返して全体を表示する」を選択するというのもひとつの手です。そうすれば、セルの横の長さに合わせて自動的に改行され、セルの縦の長さは文章の量に合わせて拡大していきます。

2.一筋縄ではいかないエクセルの縦書き!対処法は?

エクセルの基本設定は横書きです。そのため、設定を変えない限り、縦書きで入力することはできません。そこで、設定変更の方法ですが、もし一部だけを縦書きにしたい場合は、セルを選択した状態で右クリックをし、「セルの書式設定」→「配置」→「文字列を縦にする」を選んでいきます。また、全体を縦書きにする場合は全範囲指定を行ってから同じ操作をすればいいわけです。あるいは、ホームタブから配置グループにある方向ボタンをクリックし、文字の向きを横から縦にすることも可能です。ただし、ここで困った問題が発生します。縦書きに直すと「1000」などの数字はひとつの文字ではなく、複数の文字として認識されるため、全部縦並びになってしまうのです。これを根本的に解決する手段はありません。したがって、エクセルでアラビア数字の混じった文章を縦書きで書く場合は疑似的な解決法を考えなくてはならなくなります。例えば、ひとつのセルに一文字ずつ入力し、そのセルを縦に並べて縦書きに見せかける方法です。しかし、文字が多い場合はいささか手間がかかりすぎてしまいます。そこで、次に考えられるのは、最初は横書きで文章を書き、それを「Alt+Enter」で改行する手法です。改行することで文字は下に移動するのでそれを一文字ずつ行えば、結果的に縦書きと同じ状態になります。その際、1000などの数字だけひとまとめで改行すればよいわけです。これもそれなりに手間はかかりますが、同一セル内で行う作業なので複数のセルを用いるよりはシンプルです。ただし、この手法はあくまでも横書きを疑似的に縦書きに見せかけているだけなので、そのまま改行することはできません。もし、この手法を用いて改行したように見せかけようと思えば、一つのセルごとに一行の文章を書き、それらのセルを横に並べる必要があります。その際は、表記が不自然にならないようにセル内での文字位置の設定やセルの幅などをそれぞれ統一してください。

3.エクセルは基本を押さえればとても使いやすい!

エクセルの扱いは一見難しいように思えるかもしれません。状況によってさまざまな機能を使い分けなければならないからです。しかし、逆にいえば、必要に応じていろいろな使い方ができる便利なソフトウェアともいえます。それに、難しいと感じるのはExcelの根本原理がわかっていないからでもあります。基本を押さえ、その大まかな仕組みがわかってくればExcelはとても使いやすいものになってくるでしょう。改行や縦書きなどの方法もその一例です。そうしたことを踏まえたうえでエクセルの基礎を学び、使い方の幅を広げてみてはいかがでしょうか。
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