2017年10月10日 更新

使いこなして効率アップ!エクセルのプルダウンリスト作成方法

グラフを作ったり表計算をしたりエクセルは何かと使い勝手の良いソフトです。便利な機能はいろいろとあるが、たくさんあるあまりに「実はあまり使いこなせていない」という人もいるのではないでしょうか。今回はそんな人のために覚えておくと便利なプルダウンリストの作成方法をご紹介します。

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1.プルダウン作成ができるようになるメリットとは?

プルダウンリストはセルの横に逆三角形の矢印があり、それをクリックするとリストが現れます。これは任意の項目を選択することができる機能です。エクセルだけでなくウェブ上でも頻繁に使われているため、目にしたことがある人は多いのではないでしょうか。プルダウンリストを作っておくと手入力の手間が省けるのはもちろん、その際のタイプミスや変換ミスを防ぐことが可能です。また「繰越」「繰り越し」といったような表記のゆれがあると抽出作業がうまくいかなくなる傾向があります。しかしプルダウンリストを作っておけばそういったゆれがなくなり、作業効率のアップができるのです。仕事をスムーズに進めるためには、ぜひ覚えておきたい機能といえます。

2.エクセルのプルダウンリスト基本の作成方法

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では具体的に作成方法を紹介していきましょう。まずプルダウンリストを作成したいセルを選択した状態でメニューバーの「データ」をクリック、現れた項目の中から「入力規則」を選択します。そうすると「データの入力規則」というボックスが出てきます。次にボックスの上部に「設定」タブがあるのでそれを選び「入力値の種類」の中から「リスト」をクリックしてください。ボックスの中に「元の値」という入力ボックスが表示されるので、そこにリスト化したい項目を入力していきます。項目と項目の間は半角カンマで区切ってください。最後に「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っているか確認しOKを押せばプルダウリストの設定は完了です。

3.プルダウンリストを参照リストから作成する方法

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作っておいたリストからプルダウンリストを作成する方法もあります。この方法で作るときにはあらかじめ任意のセルにリスト化したいキーワードを入力しておく必要があります。この一覧はプルダウンリストを作りたいセルとは違うセルに入力するようにします。一覧が完成したら、先ほどと同じようにプルダウンリストを作りたいセルを選択した状態で「データ」をクリック、「入力規則」を選びます。そして「入力値の種類」から「リスト」を選択し「元の値」ボックスを表示させます。次に「元の値」ボックスにカーソルを合わせ選択した状態にしたまま作成しておいたリストをドラッグし範囲指定しましょう。「ドロップダウンリストから作成する」にチェックが入っていることを確認して最後にOKを押せば完成です。

4.プルダウンリストに色をつけてみよう

これでプルダウンリストは完成ですが、さらにセルの色を変えたいといった活用も必要になる場合も。教えて!gooにも「入力規則のリストで入れたセルの色を変えたい!」と質問が投稿されています。
Q:質問
入力規則のリストで入れたセルの色を変えたい!
A:回答
例えば
A1セルに入力規則のリストで「あいうえお」と表示させたときにセルの色を代えるときは
A1せるに次の条件付き書式を設定する。
セルの値が → 次の値に等しい → ="あいうえお"
書式 → セルの書式設定 → パターンで希望の色を設定する
 (335)

具体的な設定方法を見ていきましょう。プルダウンリストに色付けするには実はひと手間が必要です。まずプルダウンを設定したセルをすべて選び、その状態でホームの「条件付き書式」をクリックします。そうするとメニューがいろいろと出てくるので、その中から「セルの強調表示ルール」を選び「指定の範囲内」をクリックしましょう。画面に「新しい書式ルール」というボックスが現れます。範囲指定のボックスに書式を指定したいキーワードを入力、フォントやセルの色を指定しOKを押せば、あとはリストから選ぶだけで自動に色付けをしてくれます。

5.入力ミスを防いでエラーメッセージを出す方法

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