2017年10月10日 更新

使いこなして効率アップ!エクセルのプルダウンリスト作成方法

グラフを作ったり表計算をしたりエクセルは何かと使い勝手の良いソフトです。便利な機能はいろいろとあるが、たくさんあるあまりに「実はあまり使いこなせていない」という人もいるのではないでしょうか。今回はそんな人のために覚えておくと便利なプルダウンリストの作成方法をご紹介します。

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入力規則をあらかじめ設定しておき、その設定値以外を入力したときにはエラーメッセージを表示させる機能もあります。この機能を使えばほとんどの入力ミスを防ぐことが可能です。
まず入力規則を設定したいセルをすべて選択し、その状態で「データ」「入力規則」とクリックしていきます。
「設定」タブを開き、「入力値の値」で「すべての値」を選びましょう。そして「エラーメッセージ」のタブを選択します。「スタイル」「タイトル」「エラーメッセージ」をそれぞれ入力しOKを押すだけで設定は完了です。
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この設定を事前にやっておけば自分では気付きづらい入力ミスも防ぐことが可能です。さらに、教えて!gooでは「プルダウンがリストが未選択だった場合にエラー表示ができないか?」という質問も。回答で示されたような設定を活用すれば、更にミス防止に役立てることもできます。

6.2つのプルダウンリストを連動させよう

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応用編として2つのプルダウンリストを連動させる機能についてもご紹介しておきます。今回は職場の名簿を作るとして「職種」と「担当者」をプルダウン設定し、選んだ「職種」によって「担当者」のリストが変わるように設定すると仮定します。まず元になるリストを作成しておきましょう。A列の1~4に「受付」「事務員」といった職種を入力し、それぞれ担当者の名前を行ごとに入力します。リストが完成したらまず「職種」のプルダウンリストを作ります。このときの作り方は上述の通りです。そしてその隣のセルに担当者のプルダウンリストを作っていくが、「元の値」に「=INDIRECT()」の数式をいれ、()の中には「職種」のプルダウンリストを作成したセル名をいれます。こうすることで2つのリストが連動し、「職種」リストで選んだ項目によって「担当者」リストに表示される名前が変わるのです。このようにエクセルにはいろいろと便利な機能があります。作業効率アップのためにも知っておいて損はないでしょう。
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