まず「ファイル」タブを開き、「名前を付けて保存」で保存先を選びます。保存先を選ぶ画面の右下に「ツール」があるので、それをクリックして「全般オプション」を選択してください。ファイル共有欄に読み取りパスワードと書き込みパスワードを入力する箇所があるので、他の人から推測されにくいパスワードを打ち込み、「OK」を押してください。片方のパスワードだけ設定しても、両方設定しても大丈夫です。その後、普段エクセルファイルを保存するのと同様の要領で保存すれば、パスワードが設定できます。大文字、小文字が識別されるので、この点も含め忘れないようにしましょう。
読み取りパスワードとは、ファイルを開くときに必要となるパスワードです。このため、データを開こうとすると必ずパスワードの入力を求められます。これに対し、書き込みパスワードとは、ファイルの内容を編集するにあたって必要となるパスワードです。この場合、読み取り専用でファイルを開くことはできますが、上書き保存するにはパスワードを入力しなければなりません。つまり、ファイルの内容を見られたくないならば、読み取りパスワードを設定しておく必要があります。また、書き込みパスワードを設定していてもファイル名を変えて保存することはできるので、本当に編集されたくないならpdfのような修正できないファイルに変換しておいた方が確実でしょう。

他人からデータを見られないようにするためにパスワードを設定する以上、「0123456」や「111111」、「password」といった推知されやすいものは避けた方が無難です。もっとも、複雑なパスワードを設定したがために「パスワードを忘れてしまったらどうしよう」と悩むかもしれません。実際、インターネット上では「パスワードをどうしても思い出せないときでもなんとかしてファイルを開く方法やツールはないのか」といった相談・質問が多く見られます。重要だからパスワードを設定したのに、パスワードを忘れて開けなくなっては非常に困ります。この場合、フリーソフトやオンラインのパスワード解析ソフトを利用する手があります。ただし、こうしたソフトを利用しても実際には総当たりでパスワードを解除するので、パスワードの桁数が多く手掛かりが何もないときには残念ながら諦めるほかないかもしれません。パスワードを解除してくれる専門の業者に有料で依頼する手もありますが、悪質な業者に依頼するとかえって情報が流出する危険性もあります。業者に依頼するときには安全な業者かどうかを慎重に見極めましょう。パスワード流出の危険性はフリーソフトなどでも同様に存在するので、パスワードは忘れないことが何より肝要です。
パスワード解析ソフトなどを用いるのは自分で作成したファイルに限り、他人のファイルを無理やりこじ開けようとすることは絶対に避けてください。ちなみに書き取りパスワードを忘れただけなら、別名で上書き保存すれば大丈夫です。

パスワードを変更するときには、上記1の全般オプションから新しいパスワードを入力してOKをクリックし、保存すれば変更できます。パスワードを解除するときには、「読み取りパスワードボックス」または「書き込みパスワードボックス」でパスワードを消して保存します。あるいは、パスワードを設定するときと同様に「全般オプション」を選び、＊で表示されているパスワードを変更したり削除したりすることもできます。そのデータを秘密にしておく必要性がなくなった場合には利便性を上げるためにもパスワードの削除を検討してみても良いでしょう。

エクセルで作成するさまざまな文書の中には、重要なビジネス文書や家計簿、ダイエット記録など他人に見られたくないものもあるでしょう。一部の人とだけ共有したい場合には、パスワードを設定して、ファイルとは別にパスワードを伝えることで確実に秘密を保持することができます。誰かとファイルを共有しない場合でも、パスワードの設定が必要なことがあります。自分しか使わないパソコンだからといって安心していると、ウィルスなどによって外部に流出したときに困った事態になるかもしれません。そこでこれらのファイルにパスワードを設定して安全に保管しましょう。なるべく一つのパスワードを使いまわすことは避け、どのファイルにどんなパスワードを使用したかをまとめた一覧表を作成して、自分の手元に安全に保管しておくことをおすすめします。忘れたときには解析ツールなどがありますが、不便な点も少なくないため、パスワードはきちんと管理してください。